Inspiratiesessie Frisse blik op de digitale transformatie van de overheid

Op donderdag 27 november werd, voorzitter, Mitchell Hendriks gevraagd om een speech te geven tijdens de inspiratiesessie; Frisse blik op de digitale transformatie van de overheid. 
"Aan alle ‘ambtenaren met frisse blikken’ wil ik meegeven; verwonder, spreek je uit, je bent niet alléén."

Speech Mitchell Hendriks:

Kom je hok uit. Vrije-uitloopkippen krijgen keurmerken, ruimte, een beter leven. Ambtenaren daarentegen worden vaak juist het hok ín geduwd: het keurslijf van “zo doen we dat hier nu eenmaal”. Maar diep van binnen willen we allemaal vrije-uitloopambtenaren zijn. De vraag is: hoe komen we van solitair lijden - alleen ploeteren, naar solidair leiden: het samen doen?

Als voorzitter van FUTUR sprak ik de afgelopen 4 jaar veel jonge ambtenaren. Soms liep ik met hen mee, hadden we korte maar scherpe gesprekken, of werkten we lang samen. Hun ervaringen zijn zelden rechtlijnig en soms ronduit tegenstrijdig. En juist dát maakt het ambtelijke werk zo bijzonder: we zijn altijd op zoek. Naar onszelf, naar elkaar, naar de juiste koers.

Hoe begint een jonge ambtenaar?

Je komt, vaak digitaal, binnen via werkenvoornederland.nl (of een anderen werkenvoor pagina), vol idealen. Maar de realiteit is rauwer. Al snel vraag je je af: werken we hier voor Nederland? Voor de manager? Voor de politieke wind van de dag? En als je niet oppast, schraapt bij elke scan van je Rijkspas een klein stukje idealisme van je ziel af.

Je komt binnen als "jong" in blik, niet per se in leeftijd. Je ziet dingen die anderen routinematig zijn gaan vinden. Je stelt vragen. Je brengt frisse ideeën in; die soms minder nieuw blijken dan gedacht. Want ja, die oude Griekse filosofen hadden het vaker al eens uitgedacht. 'Willen' en kunnen bleken - ook toen al - toch ingewikkelder dan gedacht.

En dan zit je, als jonge frisse ambtenaar, in een zaaltje, waar een manager vertelt wat er moet gebeuren, wanneer en hoe. Geen ideale setting om je verwondering te delen of een waarom-vraag te stellen. Toch is dat precies wat nodig is. Maar wie durft? Want wie te veel prikkelt, riskeert - net als Socrates - zijn eigen gifbeker: ‘tegenspraak’. En, krijgt vaak ook helemaal geen taken meer toebedeelt, want je wordt toch een beetje als vervelend beschouwd.

Zodra je meedenkt, word je al snel in een hokje geduwd. Terwijl echte advisering juist begint bij durven vertragen:
Waarom doen we dit? Welke alternatieven zijn er? Wat zijn de effecten voor de samenleving? Wat levert deze keuze op de lange termijn meer op dan onze reflex om te dweilen met de kraan open? Als je zo adviseert, houd je je minister niet alleen uit de wind - je werkt écht voor Nederland.

De reflex om te bouwen

Ambtenaren hebben de neiging om bij elk probleem meteen structuren op te tuigen: governance, FTE-plannen, financiële constructies. Terwijl we vaak allang weten wat er mis is. Maar we wachten braaf op een rapport van een instituut dat bevestigt wat we al wisten. Zo’n rapport geeft overzicht, want het is vaak een bundeling van diverse signaleringen, knelpunten en andersoortige problemen. Met wat geluk bestaat ongeveer 2 pagina’s van zo’n dik rapport dan wel uit oplossingsrichtingen. Het biedt ambtenaren overzicht. Als informatievoorziening en digitalisering iets kan dan is het het creëren en inzichtelijk maken van samenhang en overzicht.

Na zo’n rapport volgt de klassieke vluchtroute (althans er is wettelijk een heel circuit opgetuigd waar ambtenaren mee aan de slag moeten) : Na eindeloos discussiëren over de kabinetsreactie (ieder onderdeeltje, programma of directie, wilt toch een beetje exposure), stellen we eigenlijk het echt oplossen voor ons uit. Intussen richten we een nieuw clubje op, die na grondige analyse en herkauwing van het probleem, de fouten van een ander clubje gaat lossen. We leren zo weinig van de knip tussen beleid en uitvoering; we bouwen er gewoon nóg een laag bovenop. En zo blijven we dweilen met de kraan open, maar dan met meer teams, meer governance en meer rapportages. Vervolgens klagen we over de toename aan FTE’s, overhead etc. De vragen; Waarom doen we het zo? Of; Hoe werken we nou als andere overheid? Zijn vast onvoldoende gesteld?

Gezag onder druk

Daarnaast is er ook een andere waarneming. Gezag staat onder druk. Iemand zei laatst: ons publieke landschap lijkt meer op een duiventil dan op een orkest. Er is weinig harmonie. Het institutionele geheugen brokkelt af. De politiek fungeert niet meer als dirigent; Kamerleden komen en gaan. Voor uw beeld; bij de laatste verkiezingen werd bijna de helft vervangen, inclusief veel digitale expertise. Met wat geluk kwamen er toch wat digitale experts terug de kamer in, gelukkig kennen we de voorkeursstemmen.

Ook binnen het ambtelijk apparaat rouleren ambtenaren snel, en veel jonge collega’s jobhoppen omhoog. Blijven zitten wordt nauwelijks beloond. Het voelt soms als een wegwerpmaatschappij, dan niet met papieren bekertjes maar met mensen.

Een ander neveneffect van deze roulatie is dat beroepsgroepen binnen de overheid elkaar steeds minder vinden. En dat terwijl we juist in een tijd leven van hyperconnectiviteit via het internet. We bureaucratiseren alles - zelfs wat zich niet laat kwantificeren. Vooral juristen worstelen met open normen, terwijl juist die het hart vormen van een professionele organisatie. Daar bepaalt de vakprofessional wat goed is, niet de digitale spreadsheet. Het ambtelijke dilemma wordt dan: luister je naar je directeur, of naar je vak? Dáár begint vakmanschap.

Samenwerken in een digitale doolhof

Toekomstige generaties krijgen ongetwijfeld te maken met nieuwe toeslagenaffaires en IT-systemen die professionals in de weg zitten. Ga maar eens een dag meelopen bij Uitvoering Herstel Toeslagen. En, stel ze de vraag hoe het systeem de professional helpt om empathische vragen te stellen aan een gedupeerde. U ontvangt deze zin hopelijk met enige sarcasme.

Samenwerken blijft lastig, en IT kan daar wel een goede slinger aan geven. Maar, het ene ministerie werkt met Microsoft Teams, het andere met Webex, en sommigen werken nog met een systeem dat binnenkort door archeologen onderzocht wordt. Data delen met externe partijen? Vaak onmogelijk. Niet omdat het technisch niet kan, maar omdat het juridisch “te ingewikkeld” zou zijn.

Op zoek naar ons nieuwe ‘vuur’

De homo technologicus in deze zaal weet hoe bepalend technologie is voor onze toekomst. Denk aan AI, blockchain, quantum. Innovatie voelt als dé oplossing , ons nieuwe vuur. De Grieken hadden daar een Titaan voor, Prometheus; wat letterlijk vooruitgang of hij die vooruitkijkt betekent.

We lossen technologische problemen vaak op met nóg meer technologie. Dat klinkt als: “Bent u verslaafd aan uw telefoon? Gebruik dan deze app.”
Technologie kan vaak voor het goede en het kwade gebruikt worden. AI kan medische doorbraken versnellen, maar ook razendsnel desinformatie verspreiden. Kernergie kan gebruikt worden voor schone energie maar ook voor het maken van atoombommen. De keuze van de mens is dus bepalend voor de resultaten van de technologie. Iets om als ambtenaar extra zorgvuldig bij stil te staan.

Hyperconnectiviteit wordt gevierd, maar zonder leiderschap is het riskant. Amerikaanse en Aziatische tech-giganten domineren onze digitale omgeving, zonder Europese waarden als basis. En wij? Wij sturen nog documenten via Digidoc, plakken ze in een mail, printen ze, laten ze ondertekenen en scannen ze weer terug. Een soort digitale postduiven, komen we toch weer bij die duiventil terecht. Ondertussen is het wél aan ons, als overheid, om keuzes te maken voor een veilige, democratische digitale wereld.

Tim Berners-Lee, een van de grondleggers van het internet, zei: “We wilden een omgeving creëren waarin de wereld samenwerkt… but all got lost.”
En inderdaad: echt anders werkende informatievoorziening hebben we nog niet. Daardoor versnipperen we kennis, stokt samenwerking, en komen we niet opgavegericht vooruit. 

We werken nog te vaak langs elkaar heen. VWS regelt toeslagen rondom energiearmoede, dat ging overigens via een digitaal formulier volgens het wie het komt-wie het eerst maalt principe. Dat terwijl EZ en KGG dezelfde woningen verduurzamen, maar daar dan weer niet altijd een toereikend budget voor hebben. Je zou toch denken; dat kan beter? Ik sprak een inspecteur die aangaf dat; zeven Rijksorganisaties drones over hetzelfde gebied laten vliegen, omdat datadelen “te ingewikkeld” zou zijn. Technisch kan alles; willen is iets anders. - zou filosoof Kant zeggen.

Gezag, voorbeeldgedrag en vertrouwen

Als deskundigheid versnipperd raakt, vult de markt de gaten en daarmee verliest de overheid gezag. Tegelijkertijd duwt New Public Management ons richting KPI’s, dashboards en klantdenken. Burgers worden klanten, en zo dreigt de overheid een klantenservice te worden zonder gezag. Een burger is niet langer een burger met burgerplicht maar een consument met een hongerig verlangen.

Gezag slijt ook door gedrag. Ik hoorde dat topambtenaren geen tijd wilden vrijmaken om in het noorden een belangrijk rapport te ontvangen. Hun Haagse agenda stond dat niet toe. Dus moesten inwoners maar naar Den Haag komen. Over een proactieve responsieve overheid gesproken.

Het kan echt anders

Ja, het kan wél anders. Maar dan hebben we een andere school nodig. Een school die ons vak opnieuw vormgeeft. Geen bureaucratische school, maar een die beweegt als een zwerm, als een orkest. Een school die professionals bevrijdt uit de regels, en die verbeeldingskracht centraal stelt - misschien wel zoals de Amsterdamse School dat ooit deed.

Digitalisering kan de rompslomp verminderen en de schoonheid van vakmanschap terugbrengen. Maar dan moeten we blijven verwonderen.

Blijf vragen stellen. Blijf onderzoeken voor wie je werkt. Loop mee met de BOA die vier telefoons nodig heeft. Kijk naar de verpleegkundige die drie uur per dag administratie in verschillende systemen invult. Vraag je af: draagt wat wij bouwen bij aan het Nederland van morgen? Help de professionals te bevrijden uit de klauwen van de bureaucratie.

Tot slot

Misschien is dit onze grootste uitdaging: opnieuw leren zien, opnieuw leren handelen, opnieuw leren organiseren. Zoals kunstenaars uit de COBRA-beweging, zonder vooropgezet plan, met fantasie. Maar dat is niet eenvoudig. Als ik ‘auto’ zeg, denkt u waarschijnlijk meteen aan dat voertuig op vier wielen. Uit onderzoek blijkt ook dat die meestal rood is en een beetje lijkt op zo’n oude Toyota Corolla.

Maargoed, we moeten het toch proberen. Laten we verwonderen, niet omdat het moet, maar omdat we het wíllen. Iedere generatie heeft de taak om, naast Nederland, ook de overheid beter achter te laten dan ze deze aantrof. Dus kom uit het hok, gebruik je verbeelding, en bouw mee aan een nieuwe school. Een school die denkt als een vakgemeenschap, beweegt als een zwerm en voelt als een opgavegerichte missie.